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La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente. Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeño, descripciones de perfil de puesto o un proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)
El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.
Instrumentos más utilizados para realizar una DNC (Detección de Necesidades de Capacitación)
- Descripción y perfil del puesto. Consiste en analizar la descripción y perfil de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer el empleado que lo desempeña.
De esta forma, se compara lo que requiere el puesto, con lo que el empleado realiza en su trabajo, y poder contribuir al logro de los objetivos establecidos, incorporando en el análisis los cambios de exigencia que el puesto de trabajo pudo haber sufrido con el transcurso de tiempo, que hacen que quien lo ocupa deba incorporar nuevas habilidades y competencias o la profundización de las actuales.
- Evaluación de desempeño. Con este instrumento se compara el desempeño de un empleado con los estándares y requisitos establecidos para ese puesto.
Esto permite conocer las áreas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de desempeño del colaborador.
- Cuestionario. El cuestionario es una forma impresa que contiene una serie de preguntas específicas dirigidas a reunir información sobre conocimientos, habilidades y opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempeña el colaborador.
Cuando una organización desea aplicar programas de formación, aprendizaje, entrenamiento y capacitación, debe saber con qué fin lo está haciendo, destacando así la importancia de realizar un análisis de necesidades de capacitación.
Este proceso que orienta, también permite a las organizaciones descubrir cuáles son los puntos débiles que se desean mejorar y aplicar la metodología más apropiada para ello.
Si no se realiza un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, las organizaciones se arriesgan a aplicar metodologías incorrectas que implican la inversión de tiempo, dinero y esfuerzo.
De manera que, al realizar una DNC hay que establecer un plan de trabajo con las acciones que pueden ser realizadas para tener éxito en esta tarea.
Estas pueden ser aplicadas en distintos momentos:
- Inmediatamente después de la contratación de un nuevo colaborador.
- Evaluaciones de la rutina diaria de los colaboradores.
- Al momento de implementar nuevas estrategias en la empresa.
- Cuando es necesario desarrollar planes de carrera.
Ahora bien, es importante detallar los pasos para identificar los puntos claves de un análisis de necesidades de capacitación. A continuación se indican:
1. Precisar los resultados deseados
Primeramente hay que precisar qué resultados se desean obtener al aplicar un programa de este tipo.
Estos programas, generalmente, están alineados a un objetivo específico de la organización que puede afectar a un determinado empleado, área, departamento o incluso a la totalidad de la organización.
Es importante tener, este primer punto en cuenta a la hora de realizar la DNC, ya que todo irá en relación con el objetivo y los resultados deseados.
2. Relacionar los resultados deseados e identificar las competencias que se pueden mejorar
En este punto, se hace énfasis en los empleados, siendo cada uno de ellos único.
Conocer bien a los empleados, es vital para poder asignarles tareas y responsabilidades de la forma más eficiente, que ayuden a conseguir los resultados deseados.
Para obtener información sobre ellos y sus competencias se puede hacer mediante entrevistas, encuestas, sesiones en grupo, evaluaciones del desempeño, cuestionarios, entre otros.
Conocer al empleado y su asignación, de la mano de una correcta motivación, ayuda en gran medida a alcanzar los resultados deseados.
La organización debe saber qué competencias clave se encuentran cubiertas por sus empleados, y cuáles se pueden mejorar fácilmente a través de programas de capacitación.
3. Evaluar las competencias de los empleados
Generalmente se emplean encuestas de evaluación del desempeño para evaluar comportamientos observables. A veces, profesionales especializados realizan estas pruebas, o incluso las diseñan, para luego poder analizar los resultados.
Los especialistas pueden establecer escenarios en los que un empleado debe adoptar distintos roles dentro de la organización. Observar las actitudes en los participantes sirve para conocer su personalidad y habilidades.
Sin embargo, no todas las competencias se pueden observar y medir en estas encuestas.
4. Conocer y priorizar las necesidades a capacitar
Conociendo el número de empleados a capacitar, la organización debe priorizar en base al grado de importancia y las necesidades.
De esta forma, se pueden aplicar los programas de entrenamiento y capacitación pertinentes, optimizando de la forma más eficiente el tiempo y los recursos necesarios.
5. Determinar el programa de capacitación
La empresa debe analizar y decidir, cuál es el mejor programa para capacitar a sus empleados. Esto permite el establecimiento y fortalecimiento de conocimientos y habilidades para el personal.
Existen diversas formas y metodologías para hacerlo, por ejemplo: en el trabajo, coaching, clases en internet, libros, entre otros.
En un programa de capacitación es vital encontrar una o varias metodologías que esté bien estructuradas e impartidas, ya que es importante saber comunicar y enseñar de la forma más efectiva posible a los empleados.
6. Evaluar y documentar la DNC y el programa de capacitación
Finalmente la empresa debe poder evaluar si el entrenamiento y capacitación utilizados, ha funcionado de la manera esperada.
Se busca que el resultado haya sido satisfactorio otorgando las competencias necesaria, además que haya contribuido en los objetivos y resultados esperados y que los colaboradores hayan estado motivados y satisfechos con el programa de capacitación elegido.
Es recomendable que toda la estructura de la DNC y los programas de capacitación queden documentados para futuras consultas.
Para concluir, toda necesidad implica una carencia que satisfacer, cuando se mencionan las necesidades de capacitación, se refiere específicamente a la ausencia o deficiencia en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que un empleado debe adquirir, reafirmar y actualizar para desempeñar satisfactoriamente las tareas o funciones propias de su puesto.
Con la DNC, se detectan las desviaciones entre lo que debería ser y la situación real, esto permite conocer a los empleados que tienen deficiencias en cuanto a conocimientos, habilidades y/o actitudes, de acuerdo a lo que se tiene esperado por parte de la empresa.
Por lo tanto, la DNC es el primer paso para conocer la situación real en la que se encuentra la organización en cuanto a déficits, y así poder saber qué planes se puedan implementar para poder reducir estas deficiencias, y con ello dirigir con mayor precisión a los equipos de trabajo hacia el logro de los objetivos de la empresa.
Fuente: Sence